为什么要使用Email及如何用好Email

如果让我在打电话,发IM消息(如短信,QQ, MSN等)和发Email三种沟通方式中选择一种,我会首选Email。只有在不适合使用Email的时候,我才会选择其他的沟通方式。我还热衷于将使用Email推荐给我的工作伙伴。当他们习惯使用之后,也都愿意更多的使用Email作为工作中最基本的沟通工具。

那么,到底使用Email有哪些好处呢?

1 写Email跟用笔写信是一样的,你可以经过深思熟虑,将语言精心组织之后再写下来,也就是说,在工作中使用它更加正式,而且可以留下记录作为证据。长期使用Email会锻炼你的写作能力和语言组织能力。
2 如果我们都习惯使用“回复”或“全部回复”,通过一个邮件就可以看到关于一个项目全部的沟通信息。
3 上级经常不知道我们打电话或者发IM消息给客户到底在谈些什么,而发Email时“抄送”给他,通常情况下他都会很乐意接收,当然你也可以“抄送”或者“密送”给其他你希望看到这个邮件的人。
4 很多时候我们都习惯用IM工具传递文件,经常会出现的我问题是找不到存在哪里了,或者换了电脑就没有了。用Email来发文件,永远不会发生这样的事,只要你不点击“彻底删除”。如果在大学我已经学会熟练使用Email了,我在大学的一些论文便可以保留下来。
5 当你想打电话给对方时,常常要考虑对方是否方便接电话,而使用Email则完全不用考虑,如果实在内容很重要,需要及时处理,则可以发个短信通知对方就行了;
6 在电话或者IM中收到一个需要后续答复的事项,往往会被忽略或者被后面的信息淹没,而Email可以做出标记,不会被遗漏。

有人会说,Email不如IM快捷,如果你翻开你发出的IM信息记录看一下,有多少是真正需要那么“快捷”呢?或者有人会说,Email需要长篇大论,太浪费时间,然而如果你再仔细统计一下发IM消息和打电话来沟通一件事所花费的时间的话,你会发现他们才是浪费时间的真正“罪魁祸首”。或者有人会说,Email不如电话中沟通那么直接而亲切,如果你仔细回忆一下你打过的电话,有多少是真正需要那么“直接而亲切”呢?

如何用好Email呢

1 一个Email讲一件事,而且把一件事讲完。不像电话或者IM消息,你可以东一句西一句,写Email最好是一个邮件说一件事,而且将关于此事的内容尽可能在一个Email中说完。
2 对于别人发来的Email做回复时,不要“新建”一个Email,而是做“回复”或“全部回复”的操作,这样才能将关于此项目的全部沟通信息在一个Email中呈现。
3 使用“全部回复”而不是“回复”。既然发件人想让他们看到这个邮件,那么通常也会想让他们看到回复内容的。
4 将你需要沟通的内容写在邮件正文中而不是附件中,这样便于对方回复。附件只是在需要文件支持或传递文件的时候才使用。
5 不要“删除”邮件,现在的Email空间都很大,完全没有必要删除任何一封邮件(除了垃圾邮件)。我之前工作使用的邮箱中,收件箱有13000多封邮件,发出的也有5000多封。可能当有一天你发现自己错删了一封重要邮件时,你才会明白这一点。
6 如果你跟同事和客户已经习惯了使用Email沟通,当你因为休假或者别的原因,暂时有一天或者几天无法使用Email时,记得设置“自动回复”或“自动转发”,“自动回复”向对方解释暂时不能看到邮件,“自动转发”可以发给能够帮你处理邮件的人。
7 推荐使用MS Office Outlook 2010客户端。我本来不是微软的忠实信徒,然而Foxmail的功能和更新速度实在无法跟Outlook相比。具体怎么好用这里就咱不说了。

曾经有一段时间,我发现QQ的沟通会浪费很多时间,准备要放弃使用,经过几天的试验,还是没能成功。一方面是同事和客户都在用,他们已经习惯了使用QQ来传递信息,另一方面跟亲戚和朋友的沟通很多时候用QQ更简单一些。我后来的做法是,只要收到关于工作上的信息,我都会要求对方留下Email,然后我通过Email来答复,时间长了,对方知道了我的习惯,大概也发现了Email的好处,也就不会再发QQ消息了。

我现在使用的Email有两个,一个是Gmail,空间7.46G,还在不断增长;一个是QQ邮箱,“号称”不限容量,只要你的邮箱容量使用到50%以上,就会自动翻倍。

 

同所有好的习惯一样,养成使用Email的习惯也需要一个有点痛苦的过程,但是也跟其他好的习惯一样,一旦你养成了使用Email的习惯,将会终生受用。

 

亲爱的朋友,如果你对使用Email有特别的体验,也跟我们分享吧。

贾王东
Follow me

贾王东

我在努力着,一不说谎,二不食言。
版权归作者所有,转载请留下原文链接。
贾王东
Follow me

Latest posts by 贾王东 (see all)

发布者

贾王东

我在努力着,一不说谎,二不食言。 版权归作者所有,转载请留下原文链接。

发表评论

电子邮件地址不会被公开。