如何整理电脑桌面和文件

我差一点就把这篇文章起名为《你需要的文件整理技巧全在这里了!》,或者《四步!让你的电脑井井有条!》,或着《妈妈再也不用担心我的文件丢失了!》,还可以是《电脑之殇……》。最后觉得不好玩,于是作罢。

对于整理电脑这件事儿,我有三条原则:

原则一:不常用的东西不出现在电脑桌面上。

原则二:常用的东西只需点一下鼠标或者用快捷键就能打开。

原则三:如果电脑突然崩溃,所有的资料必须完好无损。

如果你认同这三个原则,请跟我一起来整理电脑桌面和文件。

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| 满满的……看起来很有成就感哦 |

1 清除桌面上的软件快捷方式

这个最简单,把最常用的软件都放在任务栏快捷方式,把任务栏原先不常用的快捷方式删掉。

问:软件快捷方式放在桌面上也很方便,为什么非要放在任务栏?

答:当我在用Word编辑一个文件的时候,突然需要用PS来处理一张图片。如果PS图标在桌面上,我就要先把Word文档最小化,再双击桌面上的PS图标。如果PS图标是放在任务栏,第一不需要最小化Word文档,直接把鼠标移到任务栏PS图标上,第二不需要双击,只需要单击。节约了一次最小化和一次点击。嗯,我不是处女座。

我的任务栏快捷方式里面有5个软件的快捷方式:Photoshop、迅雷、Acrobat、Total Commander、Chrome(本文最后可以看到截图)。

2 清除桌面上的临时文件

我经常看到一些小伙伴的电脑桌面摆满了各种临时文件的,Word文档、Excel表格、PPT课件、PDF文件、图片等等应有尽有。有一天电脑桌面实在放不下了,就在桌面上「新建文件夹」,把一些文件丢进去,然后继续往桌面上摆文件,又有一天摆不下了,继续「新建文件夹2」,如此循环往复……

这样做是有风险的:

1)需要的时候找不到文件,忘记放在哪个「新建文件夹」里了。

2)万一电脑崩盘,桌面文件很可能会丢失(请务必对号入座……哈哈哈哈哈)。

3)每天打开电脑先看到满满的一桌面文件,背景是一张色彩斑斓的的图片,心里毛乱的,感觉不太好。

辣么,应该怎么做呢?

1)把文件全部存在一个干净的非系统盘里,比如D盘。(我自己只有两个分区,一个C盘装系统,一个D盘装文件,省得切换盘符费劲。)

2)对文件进行分类,比如第一级分类为「工作」、「个人」、「照片」、「视频」等,每个类别建立一个文件夹,然后再进行第二级分类,建立子文件夹。这里有个原则是:尽量减少分类层级,可以增加类别数量。比如「照片」、「视频」、「图书」等都属于「个人」类,按照分类原则,应该先建立第一级的「个人」文件夹,再建立二级文件夹,但我直接将这三个分类作为一级分类,减少了一个分类层级。

3)为了使最常用的文件夹排在最前面,给每个文件夹编个数字序号。

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| 我的一级文件夹 |

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| 一级文件夹「01项目」和「03课程」下的二级文件夹 |

4)在第一级分类里,设立一个「临时」文件夹,收到的临时文件都放在这个里面,并且及时将这些文件转移(以下会讲到TC的F6快捷键)到它应该存入的文件夹。

5)不要在桌面上新建文件,而是通过进入它应该属于的那个文件夹(以下会讲到TC的左右方向快捷键),在那个文件夹里面新建文件。

养成一个终身受用的好习惯:不要出现任何「新建文件夹」或「新建文档.docx」,新建的同时重命名。

3 清除桌面上的文件夹快捷方式

一些小伙伴不在电脑桌面放任何文件,但会给经常使用的文件夹在桌面上创建快捷方式。

我必须要说,能这么做的小伙伴们,你们太棒了!

但是,对于我这样对文件管理精益求精的人来说,还是把桌面上这些文件夹快捷方式也删掉了,包括「计算机」、「我的文档」、「网络」等!那么,有什么更好地进入常用文件夹的方法呢?下面隆重介绍「天下第一」的文件管理软件Total Commander(以下简称TC)。

在没有用TC之前,我要找电脑里的某个文件,要双击文件夹……双击文件夹……再双击文件夹……双击文件……

想起俺娘刚开始玩上网的时候,看到链接就双击……每次都多点开一个浏览器窗口……很快电脑就死机……

「双击」浪费了我们50%的鼠标寿命、50%的时间、50%的力气……因此我们能点一下的时候绝不点两下。

TC里面没有双击,甚至连鼠标都不用。

左右两个独立窗口随时切换,每个窗口分别「锁定」几个最常用的文件夹,随时切换。左边和右边文件夹之间复制移动只需要按一下快捷键。具体的用法已经有大牛写过很详细的教程,有兴趣的小伙伴请移步:TC学堂

TC的快捷键好用到令人发指,随便列几个我最常用的:

  • 右方向:进入下一级文件夹
  • 左方向:回到上一级文件夹
  • 回车:打开文件。
  • F5:左边的文件复制到右边了。
  • F6:左边的文件就到右边去了。
  • F7:新建文件夹

当年在广州一个研究院工作,有一次接待一个德国工程师,刚好看到他在用TC,软件的界面看起来特别low,但是功能强大到令人发指!之后到现在我用了近10年,从来没有见过比TC更好的文件管理软件。工作中经常会接触各种大小公司,但我几乎没有看到有小伙伴在用TC。两年前我去一家有名的国家级研究院(又是研究院!),看到一个基层的检验员在用TC,当时的感觉简直是……我也把这个软件推荐过给一些小伙伴,可能是因为界面实在太复古(Win 98风格),或者是入门练习比较麻烦,几乎没有人能坚持用起来。但我还是要说,TC是「最好用的文件管理软件」!

4 将工作文件同步到云端

上面几个步骤把电脑桌面清理干净了,把电脑里的文件整理清楚了。那么,在「云时代」,为了安全,也为了便捷,我还把电脑里的所有文件都放在了云端,注意是「电脑里的所有文件」,而不仅仅是「工作文件」……此处感谢百度云给了我3T的云空间,我不再需要花时间考虑哪些文件要上云,哪些文件不上云,也不需要对电脑文件进行手动备份,一切都交给「百度云」自动完成。

有时需要看某个文件,或者需要给客户发一个文件,但是电脑又不在身边,只需要打开手机百度云,直接下载需要的文件就可以用了。有兴趣的小伙伴请移步我之前写的《我使用的APP之百度云》。

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| 我的「百度云」同步 |

另外,出于个人喜好,我还做了几个操作:

1)电脑桌面保留了一个「回收站」图标,有且仅有这一个图标。

2)把任务栏设置成「小图标」。任何时候都无法容忍大图标,顺便吐槽一下,这也是我讨厌锤子手机的最大原因。

3)把桌面背景设置成黑色。不知道为什么,就觉得一片漆黑特别爽。

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| 我的电脑桌面 |

最最后再说一句:赶紧升级Windows 10和Office 2016吧……

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